不動産査定に必要な書類と情報｜準備するものと紛失したときの取得方法
不動産査定を依頼するときに必要な書類と、売却時に必要な書類を整理。登記事項証明書、測量図、納税通知書など、紛失したときの再取得方法も解説します。
不動産の査定を依頼するだけなら、住所・面積・築年数といった基本情報があれば机上査定は可能で、書類が一つもなくても始められます。ただし、訪問査定や売却の本格的な準備に進むと、登記事項証明書、固定資産税の納税通知書、購入時の契約書や図面などが必要になります。この記事では、どの書類がどの場面で必要か、なくしたときはどこで取り直せるかを、マンション・戸建て・土地の別に整理します。
査定の段階別に必要なもの
| 段階 | 必要度の高いもの | 補足 |
|---|---|---|
| 机上査定 | 所在地、面積、築年数、間取り、階数、リフォーム履歴 | 書類は必須ではないが、数字が正確なほど査定の精度が上がる |
| 訪問査定 | 登記事項証明書または権利証、固定資産税の納税通知書、購入時の資料（契約書・図面）、管理規約（マンション） | 現地確認時に、担当者へ見せる |
| 媒介契約 | 本人確認書類、登記情報、印鑑 | 共有名義なら共有者全員の確認が必要 |
| 売買契約・決済 | 実印、印鑑証明書、登記識別情報、住民票、鍵など | 売却の流れで詳しく説明 |
書類ごとの役割と取得方法
登記事項証明書（登記簿謄本）
土地・建物の所在、面積、所有者、抵当権の有無などが記載された公的な書類です。査定では、面積と権利関係を確かめるために使います。法務局の窓口やオンライン（登記・供託オンライン申請システム）で取得でき、手数料は書面で数百円程度です。だれでも請求でき、所有者でなくても取得可能です。
権利証（登記識別情報通知）
不動産を購入したときに、法務局が発行した通知です。2005年以降の登記では「登記識別情報」と呼ばれる英数字の通知書で、それ以前は紙の「登記済権利証」です。売却時の所有権移転登記で必要になりますが、紛失しても再発行はできません。その場合は、司法書士による本人確認情報の作成などの代替手続きで登記できます。早めに、司法書士に相談してください。
固定資産税の納税通知書・評価証明書
毎年4〜6月ごろに市町村から届く通知書で、固定資産税の評価額と税額が書かれています。査定では、物件の評価額と、年間の維持費の確認に使われます。紛失した場合は、市町村の窓口で、固定資産税評価証明書を取得できます。東京23区では都税事務所が窓口です。
購入時の売買契約書・重要事項説明書
購入時の価格や条件、契約時の物件の状態が記載されています。売却時の「取得費」の証明にもなり、税金の計算で必要です。紛失した場合は、購入した不動産会社に写しがないか問い合わせてみてください。取得費が分からない場合の概算取得費（売却価格の5%）は、税額が大きくなるため、できる限り資料を探すことが重要です。
建築確認済証・検査済証、設計図書
戸建てで、建築時に法令の検査を受けたことを示す書類です。検査済証がないと、買主の住宅ローンの審査や、将来の建て替えで、不利になることがあります。紛失した場合は、市町村の建築指導課などで、「台帳記載事項証明書」を取得できる場合があります。
測量図・境界確認書
土地の面積と境界を示す書類です。隣地との境界が不明確なまま売却すると、引渡し後にトラブルになる可能性があります。測量図は、購入時の資料に含まれていることが多く、ない場合は、法務局で「地積測量図」を取得できます。ただし、すべての土地に測量図があるわけではありません。
マンションの管理規約・長期修繕計画
マンションでは、管理費・修繕積立金の額、ペットや楽器の規約、大規模修繕の予定が、価格に影響します。購入時の資料や、管理会社への問い合わせで入手できます。重要事項調査報告書は、売却時に管理会社が発行する書類で、数千円から数万円かかる場合があります。
物件の種類別：特に重要な書類
物件の種類によって、買主や不動産会社が重視する書類が異なります。優先順位をつけて探すと効率的です。
| 物件の種類 | 特に重要な書類 | 理由 |
|---|---|---|
| マンション | 管理規約、長期修繕計画、総会議事録、修繕積立金の残高が分かる資料 | 管理状態と将来の費用負担が、価格と買主の判断に影響する |
| 戸建て | 検査済証、設計図書、測量図、境界確認書、リフォームの記録 | 建物の適法性、境界、建物の状態を示す |
| 土地 | 地積測量図、公図、境界確認書、都市計画の資料、接道の状況が分かる資料 | 面積、境界、建築できる条件が価格を左右する |
| 相続した不動産 | 遺産分割協議書、相続登記の完了を示す登記事項証明書、相続人全員の連絡先 | 名義が整っていないと売却の契約ができない |
相続した不動産の場合は、2024年4月1日から相続登記が義務化されている点に注意してください。相続で所有権を取得したことを知った日から3年以内に登記を申請する必要があり、正当な理由なく怠ると過料の対象になる場合があります。売却の準備と並行して、相続登記を早めに済ませることが大切です。詳しくは相続した空き家の売却で解説します。
また、賃貸中の物件を売る場合は、賃貸借契約書、家賃の入金状況が分かる資料、敷金の預かり額が分かる資料が必要です。収益物件として売る場合、これらの資料の精度が、買主の購入判断に直接影響します。さらに、土地に借地権が含まれる場合は、借地契約書と、地主の承諾を示す書類も必要になります。
物件の種類にかかわらず、最初に確認したいのは登記簿上の名義と現在の所有者が一致しているかという点です。名義が亡くなった親のままだったり、共有者の一人と連絡が取れなかったりすると、売却の手続きが止まってしまいます。書類を探す前に、まず登記事項証明書を取得して、現在の名義を確認することをおすすめします。
査定時に伝えておきたい情報
書類のほかに、次の情報は、査定の精度に大きく影響します。
- リフォームの履歴：いつ、どこを、いくらで直したか。領収書や保証書があれば、保管してください。
- 雨漏り、シロアリ、設備の不具合：既知の欠陥は、隠さずに伝えます。後で見つかると、契約不適合責任を問われる原因になります。
- 近隣の事情：騒音、嫌悪施設、境界のトラブル、過去の事故などです。告知が必要な内容もあります。
- ペットや喫煙の有無：臭いや傷が、価格に影響する場合があります。
- 売却の希望時期と最低価格：目標を伝えると、会社が提案しやすくなります。
計算例：書類の不備が手取りに与える影響
説明用の架空の数字で考えます。3,000万円で売却し、取得費の資料が見つからず、概算取得費（売却価格の5%＝150万円）を使う場合、譲渡所得は、3,000万円－150万円－譲渡費用（仲介手数料など約110万円）＝約2,740万円です。マイホームの3,000万円特別控除が使えれば課税されませんが、使えない場合は、2,740万円×20.315%（長期の場合）＝約556万円が税額になります。
一方、購入時の契約書が見つかり、実際の取得費が2,500万円と分かれば、譲渡所得は、3,000万円－2,500万円－110万円＝390万円となり、税額は約79万円です。書類の有無で、税額が数百万円変わることもあります。書類は、売却のために探すだけでなく、税金の面でも重要です。
書類が見つからないときの対処
- 購入時の不動産会社、建築会社、金融機関に、写しがないか問い合わせる。
- 法務局、市町村の窓口で、登記や評価に関する公的書類を取得する。
- 司法書士に、権利証の紛失について相談する。
- 取得費が分からない場合は、通帳の記録や当時の広告など、代わりになる資料を探す。それでも不明なら、概算取得費を使う。
よくある質問
所有者本人でなくても査定を依頼できますか？
机上査定は、家族などが代わりに依頼しても問題ありません。ただし、媒介契約や売買契約は、所有者本人の意思が必要です。認知症などで判断能力が低下している場合は、成年後見制度の利用が必要になることがあります。
書類は査定の前に全部そろえるべきですか？
全部は必要ありません。机上査定は、基本情報だけで始められます。訪問査定の日までに、手元の書類をそろえておけば十分です。
